شاید تا به امروز از این که می‌توانستید چند کار را به صورت همزمان انجام دهید احساس خوبی داشتید و تصور می‌کردید که دارید بهترین استفاده را از زمان خود می‌برید! اما متاسفانه اشتباه فکر می‌کردید… پیشنهاد می‌کنم این مقاله را تا انتها بخوانید تا بفهمید که آیا مولتی تسکینگ است؟!
مولتی تسکینگ یا چند وظیفه‌ای چیست؟
نظرسنجی‌ها نشان می‌دهد که تقریبا از هر 4 نفر، 3 نفر یا 72 درصد به طور همزمان چند کار را انجام داده و تحت فشار قرار دارند. انجام دادن چند کار به طور همزمان، مولتی تسکینگ یا چند وظیفه‌ای نامیده می‌شود. معمولا همه ما تصور می‌کنیم که در حال انجام چند کار به صورت همزمان هستیم، اما چیزی که در واقعیت اتفاق می‌افتد متفاوت است. در واقعیت، مغز ما مدام در حال جا به جا شدن در بین کارهای مختلف است و از یک کار به کار دیگری می‌پرد.
به عنوان مثال، فرض کنید در حال استراحت کردن هستید و همزمان پیام‌های خود را نیز چک می‌کنید. شاید به نظر خودتان هم دارید استراحت می‌کنید و هم به پیام‌ها پاسخ می‌دهید تا در وقت صرفه جویی کنید، اما در حقیقت ذهن شما درگیر جواب دادن به پیام‌ها خواهد بود و استراحت موثر و سازنده‌ای نخواهید داشت. با این کار شما فرصت استراحت کردن را از ذهن خود می‌گیرید و توانایی تمرکز او را برای ادامه روز کاهش می‌دهید.
- ببینید: دوره تمرکز آرامیا
متاسفانه مغز ما برای انجام چند کار به صورت همزمان طراحی نشده است و فقط به سرعت برق بین کارهای مختلف در حال جا به جا شدن است و این موضوع می‌تواند میزان خطا و اشتباه ما را به شدت افزایش دهد. خلاصه مطلب این است که چند وظیفگی تنها یک افسانه است و در ادامه به شما خواهیم گفت که دلیل افسانه بودن آن چیست.
چندوظیفه‌ای بودن یک افسانه است. در واقعیت، با انجام چند کار به صورت همزمان، توجه به سرعت از یک کار به کار دیگر تغییر می‌کند و سپس دوباره برمی‌گردد. هر بار که این تغییر را انجام می‌دهید، هم برای زمان و هم برای انرژی خود «مالیات» می‌پردازید. به همین دلیل، انجام یک کار تقریباً همیشه کارآمدتر است: روی یک چیز تمرکز کنید و پس از اتمام آن کار دیگر را ادامه دهید و مالیات غیرضروری پرداخت نکنید.
-دکتر. سحر یوسف، متخصص مغز و اعصاب شناختی، دانشگاه برکلی
آیا چند وظیفه‌ای بودن یک افسانه است؟
Research suggests that people who are multitasking in a learning environment are worse at learning new information compared to those who do not have their attention divided among different tasks.
تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که در یک محیط یادگیری به چند کار همزمان مشغول می‌شوند، در یادگیری اطلاعات جدید نسبت به کسانی که توجه خود را بر روی یک کار متمرکز می‌کنند، عملکرد ضعیف‌تری دارند. Wikipedia
شایعات و افسانه‌های زیادی در ارتباط با چند وظیفه بودن وجود دارد. در این بخش از مقاله هر یک از آنها را بررسی خواهیم کرد و پرده از راز هر کدام برخواهیم داشت:
افسانه 1: انسان‌ها می‌توانند چند کار را به صورت همزمان انجام دهند
شاید انجام چند کار به صورت همزمان خوب به نظر برسد، ولی تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد که مغز انسان در هر لحظه فقط می‌تواند روی یک چیز تمرکز کند. وقتی چند کار را به صورت همزمان انجام می‌دهیم، در حقیقت در حال جابه جا شدن سریع بین کارها هستیم. به همین دلیل معمولا به جای آن که در وقتمان صرفه جویی شود و کارها را سریع‌تر به اتمام برسانیم، زمان بیشتری از ما گرفته می‌شود و معمولا خطاهای ما افزایش پیدا می‌کند. (منبع)
بیشتر بخوانید: تمرکز چیست؟ چگونه می‌توانیم تمرکز را بالا ببریم؟
افسانه 2: چندوظیفه‌ای آنقدرها هم بد نیست
حتی اگر بارها و بارها شنیده باشید که انجام دادن چند کار به صورت همزمان اشتباه است، قطعا باز هم به طور کامل آن را باور نکرده‌اید و باز هم به روال خود ادامه داده‌اید. چرا؟ چون چندین بار چند وظیفه بودن را امتحان کرده‌اید و تصور می‌کنید که اکنون به اندازه کافی توانایی انجام آن را دارید. متاسفانه شما متوجه اثرات منفی چند وظیفه بودن نشده‌اید!
افراد زیادی مثل شما فکر می‌کنند که توانایی انجام چند کار به صورت همزمان را دارند. اما مطالعات انجام شده نشان می‌دهند زمانی که چند کار را به صورت همزمان انجام می‌دهیم، به طور موثری هر کار را به اتمام نمی‌رسانیم. ما تصور می‌کنیم که داریم همه کارها را به خوبی انجام می‌دهیم اما در واقعیت همه آنها از کیفیت یکسانی برخوردار نیستند. (منبع)
افسانه 3: چندوظیفه‌ای بودن بهره وری را افزایش می‌دهد
شاید با خود بگویید همین که چند کار را دارم با هم انجام می‌دهم و سرعت بیشتری برای تمام کردن کارها دارم کافی است و نیازی نیست که همه آنها را با بالاترین کیفیت انجام دهم.
اما این دیدگاه نیز ایراد دارد. دکتر دیوید مایر و دکتر جاشورا روبینشتاین تحقیقاتی انجام دادند که نشان داد، وقتی چند کار را با هم انجام می‌دهیم، بلوک‌های ذهنی کوچکی ایجاد می‌شود تا بین کارهای مختلف تغییر کند. این تغییر زمان باعث می‌شود که زمان مورد نیاز برای به پایان رساندن کارها تا 40 درصد افزایش پیدا کند. دلیل هم واضح است، جا به جا شدن بین کارهای شناختی نیاز به تلاش ذهنی دارد و در حقیقت بهره‌وری را به جای آن که افزایش دهد، کاهش می‌دهد. (منبع)
افسانه 4: انجام چند کار در محل کار مشکلی ندارد
برخی از افراد هنگام انجام کارهای شخصی فقط یک کار را در هر لحظه انجام می‌دهند ولی هنگامی که در محل کار قرار دارند سعی می‌کنند چند کار را با هم به اتمام برسانند. طبق نظرسنجی‌ها به طور متوسط هر کارگر در بین 10 تا 25 برنامه و فعالیت در روز جا به جا می‌شود. همچنین حدود یک چهارم کارگران می‌گویند که برخی از پیام‌ها و اقدامات در بین جا به جا شدن میان فعالیت‌ها نادیده گرفته می‌شود و 26 درصد نیز می‌گویند که این اضافه بار باعث کارایی بیشتر آنها می‌گردد.
حتی نام “چند وظیفه‌ای رسانه” هم برای جا به جایی بین دو فناوری در نظر گرفته شده است. اما متاسفانه چند وظیفه‌ای رسانه، علاوه بر آن که معایب چند وظیفه‌ای بودن را دارد، روی حافظه بلند مدت و حافظه کاری هم اثرات منفی زیادی می‌گذارد.
بیشتر بخوانید: کاهش استرس محیط کار
چگونه در شرایط ضروری مولتی تسک باشیم! (مولتی تسکینگ با آسیب کمتر)
هر چند مولتی تسکینگ آسیب‌زننده است، اما گاهی اوقات شاید نیاز باشد که چند کار را به‌صورت همزمان انجام دهیم. قبل از اینکه بگوییم چطور این کار را انجام دهید، باید بدانید مولتی تسکینگ کارآمد یعنی اینکه چند کار مکمل یکدیگر را به‌شکل هوشمندانه با هم ترکیب کنید.
اگر بتوانید مانند یک رهبر ارکستر، سازهای مختلف را در زمان مناسب به صدا درآورید، بهره‌وری‌تان به‌شکل قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کند.
در اینجا چند راهکار می‌گوییم که در شرایط ضروری بتوانید از تکنیک مولتی تسکینگ استفاده کنید:
- کارهای ذهنی و فیزیکی را دسته‌بندی کنید؛ مثلاً می‌توانید فایل‌های صوتی کارفرما را در هنگام پیاده‌روی گوش دهید.
- انجام 2 کار فکری سنگین با هم ممنوع است؛ مثلاً نباید در حین درس خواندن، پیام‌های مهم‌تان را بنویسید. شما می‌توانید کارهای سبک‌تری انجام دهید؛ مثلاً در حین درس خواندن، آهنگ آرام بخش موردعلاقه‌تان را پخش کنید.
- از قانون 20/80 استفاده کنید؛ یعنی تمرکز خود را روی 20 درصد کارهایی بگذارید که 80 درصد نتیجه را در بر دارند.
- با انجام تکنیک‌هایی مثل مدیتیشن، یادگیری مدیریت تمرکز، مدیریت زمان و مدیریت برنامه‌ریزی، ذهن‌تان را تربیت کنید تا بتواند در مواقع لازم، چند کار را به‌صورت همزمان انجام دهید.
- از مدتی قبل (نه به‌شکل بداهه) کارها را برنامه‌ریزی کنید تا دقیقاً بدانید امروز باید کدام کارها به‌صورت همزمان انجام شوند.
راه‌های بهره‌وری بیشتر بدون انجام چند کار به‌صورت همزمان
حالا که متوجه شدید انجام چند کار به صورت همزمان نه تنها سودی ندارد بلکه به ضرر شما خواهد بود باید تک وظیفه‌ای شوید. در مقابل چند وظیفه‌ای یا مولتی تسکینگ، تک وظیفه‌ای قرار دارد.
زمانی که تک وظیفه هستید، به جای پرش سریع بین کارهای مختلف، توجه شما فقط و فقط معطوف به یک فعالیت خواهد بود. این نوع کار کردن مزایای زیادی به همراه دارد و سرعت، دقت و بهره‌وری ما را افزایش می‌دهد. اما باید روش انجام آن را نیز یاد بگیرید، زیرا حفظ تمرکز هنگام انجام یک کار چندان راحت نخواهد بود:
1_ از تایم باکس استفاده کنید
Timeboxing یک روش موثر برای مدیریت کردن زمان است و کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری هنگام انجام یک کار داشته باشیم و آن را با سرعت بیشتری انجام دهیم. در این روش برای انجام هر کار یک محدوده زمانی تعیین می‌کنید و تلاش می‌کنید تا در آن محدوده کار را به اتمام برسانید. هر کاری باکس یا محدوده زمانی مخصوص به خودش را دارد و چند کار به صورت همزمان در یک محدوده انجام نخواهد شد.
این روش نوعی تضمین به شما می‌دهد که هر کار را قبل از شروع تایم باکس بعدی به اتمام برسانید. طبق تحقیقات صورت گرفته نیز مشخص شد که تک وظیفه بودن می‌تواند بهره‌وری را تا 43% افزایش دهد. جالب است بدانید افراد موفق بسیاری از تایم باکسینگ برای انجام کارهای خود استفاده می‌کنند، زیرا روشی آسان و بسیار اثربخش است.
2_ بلوک‌های زمانی را برنامه ریزی کنید
استفاده از بلوک زمانی شباهت زیادی به روش تایم باکسینگ دارد با این تفاوت که در روش تایم باکس در هر تایم باکس یک کار انجام می‌شد اما در این روش کارهای مشابه در یک بلوک قرار می‌گیرند و همه کارهای دیگر مسدود خواهند شد. طبق نظرسنجی‌های انجام شده از هر 10 نفر حدود 8 نفر برنامه‌های خود مانند ایمیل را باز نگه می‌دارند و این به معنای آن است که هر لحظه ممکن است پیامی به آنها برسد و تمرکز آنها را از بین ببرد.
به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم به جای آن که همیشه گوش به زنگ پیام‌های گوناگون باشید، ساعتی را در طول روز برای چک کردن پیام‌های خود در نظر بگیرید و فقط در آن زمان پیام‌های خود را چک کنید. این استراتژی به شما امکانی می‌دهد تا بدون حواس پرتی روی کار خودتان متمرکز بمانید.
3_ از ویژگی‌های مزاحم نشوید استفاده کنید
حتی هنگامی که از روش بلوک بندی و مسدود کردن زمان استفاده نمی‌کنید نیز از ویژگی مزاحم نشوید وسایل الکترونیک خود استفاده کنید. این کار تاثیر بسیار زیادی روی میزان تمرکز شما خواهد گذاشت. خصوصا زمانی که می‌دانید باید پروژه مهمی را انجام دهید و نباید دچار حواس‌پرتی شوید، حتما این قابلیت را فعال کنید. این قابلیت هم در دستگاه‌های تلفن همراه و هم در رایانه‌ها وجود دارد، دقت کنید که برای هر دو مورد این ویژگی را فعال کنید.
4_ تکنیک پومودورو را امتحان کنید
اگر به دنبال روش‌هایی برای استراحتهای مفید هستید، تکنیک پومودورو انتخاب مناسبی است. به کمک این تکنیک می‌توانید تمرکز خود را افزایش داده و در زمان مناسب استراحت کنید. برای انجام این تکنیک باید 25 دقیقه را برای انجام هر فعالیت در نظر بگیرید و در این مدت فقط و فقط روی انجام آن کار تمرکز کنید. پس از به پایان رسیدن زمان می‌توانید 5 دقیقه استراحت کوتاه داشته باشید.
زمانی که 4 بازه 25 دقیقه‌ای را با استراحت‌هایشان پشت سر گذاشتید، می‌توانید استراحتی طولانی‌تر در حد 20 الی 30 دقیقه به خودتان دهید. این روش کار کردن از خستگی جسمی و ذهنی شما جلوگیری می‌کند و خواهید توانست با تمرکز بیشتری کار خود را انجام دهید. اگر دوست دارید از این تکنیک به صورت اصولی استفاده کنید، پیشنهاد می‌کنم مقاله دیگر آرامیا را که در این باره نوشته شده است را مطالعه کنید: تکنیک تمرکز پومودورو چیست و چگونه کار می‌کند؟
5_ فعالیت‌های خود را اولویت‌بندی کنید
گاهی اوقات همه کارها به یک اندازه مهم به نظر می‌رسند و گاهی نیز ممکن است کاری مهم نباشد اما برای انجام دادن آن وسوسه شویم. زمانی که اهمیت انجام دادن هر کار را ندانید به راحتی بین کارهای گوناگون سردرگم خواهید شد و ممکن است از انجام کاری به کار دیگر پرش کنید. مثلا ممکن است در حال طراحی پروژه خود باشید و ناگهان تصمیم بگیرید قبض آب و برق را پرداخت کنید. این نوع کار کردن به‌شدت تمرکز شما را کاهش خواهد داد و در پایان خواهید دید که برخی کارها را فراموش کرده‌اید که انجام نداده‌اید.
اما اگر کارها را به ترتیب مهم بودن اولویت بندی کنید، بهتر می‌توانید کارها را انجام دهید و در هر زمان فقط مشغول انجام یک کار خواهید بود بدون آن که نگران انجام نشدن کارهای دیگر باشید. چرا که به خوبی می‌دانید برای انجام همه کارها زمان مخصوص به خودشان را در نظر گرفته‌اید، کارهای مهم خود را زودتر از باقی کارها به اتمام خواهید رسانید و برای انجام آنها دچار کمبود وقت نمی‌شوید.
6_ عوامل حواس‌پرتی را کاهش دهید
حواس‌پرتی‌ها یکی از عوامل مهم در مولتی تسکینگ هستند. زمانی که به عوامل حواس‌پرتی بها می‌دهید، ناخودآگاه مشغول انجام چند کار به‌طور همزمان شوید؛ این باعث می‌شود که تمرکزتان از روی کار اصلی کم شود. در همین زمینه، مطالعه‌ای در نشریه Journal of Experimental Psychology منتشر شد که نشان می‌داد اگر حواس شما پرت شود، به‌طور متوسط 25 دقیقه طول می‌کشد تا دوباره بتوانید روی کار اصلی خود تمرکز کنید.
برای جلوگیری از مولتی تسکینگ، شما باید عواملی را که تمرکزتان را از بین می‌برند، ثبت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا کارهایی را که حواس‌تان را پرت می‌کنند، بشناسید و با کاهش آنها، تمرکزتان را روی کار اصلی بگذارید؛ مثلاً اگر پیام‌های تلفن همراه حواس شما را پرت کرده، می‌توانید زمان مخصوصی را برای چک کردن پیام‌ها در نظر بگیرید.
بعد از ثبت حواس‌پرتی‌ها، الگوهای حواس‌پرتی خود را بشناسید تا بهتر می‌توانید از مولتی تسکینگ جلوگیری کنید. این تکنیک به شما در بهره‌وری بیشتر از زمان کمک می‌کند و به‌مرور به شما یاد می‌دهد که در محیط‌هایی پر از عوامل حواس‌پرتی، چگونه عملکرد بهتری داشته باشید.
از این جدول می‌توانید برای کاهش عوامل حواس‌پرتی استفاده کنید.
| علت حواس‌پرتی | وظیفه فعلی (اکنون مشغول چه کاری هستید؟) | کدام یک مهم‌تر است؟ | زمان مناسب برای رسیدگی به عامل حواس‌پرتی |
7_ از تکنیک کارت پایان روز استفاده کنید
مطالعه‌ای در نشریه Psychological Science انجام شد که نشان می‌دهد نوشتن اهداف، احتمال دستیابی به آنها را افزایش می‌دهد. کسانی که اهداف خود را می‌نویسند، 42 درصد نسبت به افرادی که اهداف‌شان را در ذهن نگه می‌دارند، در دستیابی به اهداف، موفق‌تر هستند.
در تکنیک کارت پایان روز، باید اهداف روز بعد خود را مشخص کنید. با مشخص کردن اهداف روزانه، جلوی مولتی تسکینگ را می‌گیرید؛ در واقع، از آنجا که می‌دانید که تمرکزتان باید روی چه کاری باشد، بنابراین، از پراکندگی ذهنی جلوگیری می‌کنید.
انجام این کار، احساس کنترل شما بر شرایط را افزایش می‌دهد؛ بنابراین، به‌مرور و با استفاده از این تکنیک، یاد می‌گیرید که چطور برای چالش‌های روزانه (بدون انجام چند کار همزمان) آماده شوید.
این کار باعث می‌شود که خواب آرام‌تری (بدون نشخوار فکری) داشته باشید و صبح‌ها هم با انگیزه بیشتری از خواب برخیزید.
8_ بی‌کاری ساختگی داشته باشید
مطالعه‌ای در دانشگاه استنفورد انجام شد که نشان می‌دهد افرادی که چند کار را به‌شکل همزمان انجام می‌دهند، معمولاً 40 درصد بیشتر از افرادی که روی یک کار تمرکز دارند، خطا می‌کنند.
شما در تکنیک بی‌کاری ساختگی، وقفه‌هایی را به‌صورت عمدی در حین انجام وظایف به‌وجود می‌آورید تا جلوی حواس‌پرتی و فشار ناشی از مولتی تسکینگ را بگیرید. با ایجاد این وقفه‌ها، شما می‌توانید بهتر روی یک کار تمرکز کنید و به‌شکل قابل‌توجهی، کیفیت کارتان را افزایش دهید.
بی‌کاری ساختگی سطح استرس شغلی را کاهش داده و رضایت‌تان را افزایش می‌دهد. با ایجاد وقفه‌های زمانی، فرصتی پیش می‌آید تا از شلوغی ذهنی رها شوید و با انرژی بیشتری به کار خود برگردید.
تکنیک بی‌کاری ساختگی را به‌خصوص به افرادی که در محیط‌های کاری پرمشغله هستند و هر روز با طیف گسترده‌ای از وظایف مواجه‌اند، پیشنهاد می‌دهیم. این کار، یک رویکرد متعادل در مدیریت زمان به‌وجود می‌آورد و کمک‌تان می‌کند تا با آرامش ذهنی بیشتر، بتوانید وظایف مختلف‌تان را انجام دهید.
9_ از تکنیک ذهن‌آگاهی استفاده کنید
مطالعه‌ای در نشریه Journal of Occupational Health Psychology انجام شد که نشان می‌دهد افرادی که از تکنیک ذهن‌آگاهی یا مایندفولنس استفاده می‌کنند، تمایل کمتری نسبت به انجام چند کار به‌صورت همزمان دارند.
مایندفولنس یکی از تکنیک‌های عالی جهت جلوگیری از حواس‌پرتی و مولتی تسکینگ است. این تکنیک به شما کمک می‌کند که تمرکز خود را روی لحظه حال بیاورید و با آگاهی بیشتری وظیفه‌تان را انجام دهید.
شما با استفاده از این تکنیک یاد می‌گیرید که حواس‌پرتی‌های ناشی از انجام چند کار به‌صورت همزمان را کاهش دهید و کیفیت کار خود را بالا ببرید.
در تکنیک ذهن آگاهی، از افکار و احساسات خود آگاهی پیدا می‌کنید. در واقع، با مایندفولنس یاد می‌گیرید که به‌جای اینکه حواس‌تان به‌طور مداوم از یک کار به کار دیگر پرت شود و از یک شاخه به شاخه‌ای دیگر بپرید، بدانید که اسب چموش ذهن به کدام سمت می‌رود و آن را رام کنید.
طی فرآیند ذهن آگاهی، بدون قضاوت و آرامش، توجه‌تان را روی وظیفه حال حاضرتان معطوف می‌کنید؛ مثلاً اگر یک گزارش می‌نویسید، اما ناگهان به فکر ایمیل‌های پاسخ داده‌نشده‌تان می‌افتید، با تکنیک ذهن آگاهی، این فکر را شناسایی کرده و با رهاسازی آن، دوباره به‌سراغ کار اصلی خود باز می‌گردید.
برای انجام ذهن آگاهی طبق این مراحل پیش بروید:
- در یک مکان آرام بنشینید یا دراز بکشید.
- روی تنفس خود تمرکز کنید و آرام نفس بکشید.
- حالا با آمدن افکار به‌سراغ ذهن، آنها را بدون قضاوت شناسایی کنید.
- توجه خود را دوباره روی تنفس قرار دهید.
- این تمرین را می‌توانید برای 5 یا 10 دقیقه انجام دهید.
راستی، ما یک مقاله با عنوان ذهن آگاهی چیست؟ هم داریم که برای اطلاعات بیشتر، می‌توانید به این مقاله مراجعه کنید.
کلام آخر
چه خوشتان بیاید و چه خوشتان نیاید، انجام چند کار به صورت همزمان اشتباه است. پس به جای آن که فشار کاری خود را افزایش داده و زمینه فرسودگی شغلی را ایجاد کنید، سعی کنید در هر زمان فقط روی یک کار تمرکز کنید. مطمئن باشید که از هر نظر برای شما بهتر خواهد بود.
شما تک وظیفه‌ای هستید یا چند وظیفه‌ای؟ کدام کارها را معمولا با هم انجام می‌دهید؟ از تجربیات خودتان برایمان بنویسید.
منبع: asana
