تا کنون برایتان پیش آمده است که ساعات زیادی را در محل کار سپری کنید اما در پایان متوجه شوید که کار چندانی انجام نداده‌اید؟ آیا همیشه کارهایتان عقب می‌افتد و احساس می‌کنید سرعت انجام دادن کارتان بسیار پایین است؟ اگر جوابتان مثبت است، جای درستی آمده‌اید. در این مقاله از آرامیا یاد می‌گیرید تا با افزایش دقت در محیط کار سرعت خود را در انجام کارهایتان بالا ببرید.
روش‌های افزایش دقت در محیط کار
Your ability to focus is instrumental to your success in the workplace. The more time and concentration you can devote to one task, the greater the quality of work you’ll produce. Not only will you be completing tasks quicker, but you’ll also ensure they’re free from errors.
توانایی شما در تمرکز، نقش مهمی در موفقیت شما در محیط کار دارد. هرچه زمان و تمرکز بیشتری را به یک کار اختصاص دهید، کیفیت کارتان بالاتر می‌رود. در واقع، با تمرکز بیشتر، نه‌تنها کارها را سریع‌تر انجام می‌دهید، بلکه اطمینان پیدا می‌کنید که آنها بدون خطا هستند. Indeed
از دست دادن تمرکز در محیط کار به دلایل مختلفی وابسته است و اگر نمی‌توانید علت عدم تمرکز خود را پیدا کنید، جای نگرانی نیست. راهکارهایی را که در ادامه به شما معرفی می‌کنیم، امتحان کنید تا بتوانید تمرکز خود را افزایش دهید:
1. محرک‌های خود را بشناسید
حواس پرتی رابطه مستقیمی با چیزهایی دارد که توجه ما را به سمت خود جلب می‌کند. به همین دلیل باید مرزهای خود را شناسایی کنیم و برای مواردی که باعث افزایش درد و ناراحتی، رنجش و احساس گناه ما می‌شوند مرزهایی تعیین کنیم تا بتوانیم آنها را بهتر مدیریت کنیم. محال است که همیشه بتوانیم جلوی حواس پرتی را بگیریم، اما اگر بدانیم که نقطه ضعفمان چیست راحت‌تر می‌توانیم شرایطی را مهیا کنیم که کمتر در معرض حواس پرتی‌ها قرار بگیریم.
2. دیگران را از مرزهای خود آگاه کنید
با همکاران خود صحبت کنید و از آنها بخواهید که تنها در زمان استراحت با شما گپ بزنند و حین کار حواس شما را پرت نکنند. به یاد داشته باشید تا زمانی که به طور واضح مرزهایتان را برای دیگران روشن نکنید، آنها به خودشان اجازه خواهند داد هر زمانی که می‌خواهند وقت شما را بگیرند.
3. حواس پرتی‌های دیجیتال را حذف کنید
چند ساعت از زمان کاریتان را واقعا صرف کار مفید می‌کنید؟ تا حالا دقت کرده‌اید که چه مقدار از زمان کارتان را صرف گشت و گذار در تلفن همراهتان می‌کنید؟ اگر واقعا به‌دنبال افزایش دقت در محیط کار خود هستید، باید حین انجام کار، تلفن همراهتان را در جایی قرار دهید که وسوسه استفاده از آن به سراغتان نیاید.
4. مراقب پیام‌های تلفنی باشید
پیام‌ها می‌توانند مدام حواس شما را پرت کنند. طبق تحقیقات، یک فرد به طور متوسط 28% از روز کاری خود را صرف چک کردن پیام‌ها و پاسخ دادن به آنها می‌کند. شاید با خودتان بگویید چک کردن پیام‌ها مهم است چرا که امکان دارد خبر مهمی ارسال شده باشد، اما قطعا اگر اتفاق مهمی رخ داده باشد، تماس به پیام اولویت دارد و با شما تماس خواهند گرفت. (منبع)
5. برنامه ریزی روزانه داشته باشید
یکی از تکنیک‌هایی که به شما کمک می‌کند تا بتوانید عمیقا درگیر کار شوید و تمرکز بالایی داشته باشید، برنامه ریزی است. به کمک برنامه ریزی می‌توانید بهتر زمان خود را مدیریت کنید و می‌دانید که دقیقا در هر زمانی باید چه کاری را انجام دهید.
استراتژی‌های مختلفی برای انجام برنامه ریزی وجود دارد، شما می‌توانید زمانتان را بلوک بندی کنید و هر بلوک را به انجام کار مشخصی اختصاص دهید، همچنین ممکن است تصمیم بگیرید که برنامه ریزی هفتگی داشته باشید و هر روز هفته را به انجام کاری خاص اختصاص دهید. همه چیز به خودتان بستگی دارد و باید روشی را که برایتان بهینه‌تر است انتخاب کنید.
6. چک لیست روزانه برای فعالیت‌های خود درست کنید
اگر جز دسته افرادی هستید که هیچ اعتقادی به برنامه ریزی ندارید و با انجام دادن آن دچار استرس می‌شوید، درست کردن چک لیست را امتحان کنید. کارهای روزانه یا هفتگی خود را لیست کنید و هر فعالیتی که انجام می‌دهید از لیستتان خط بزنید.
7. از تکنیک پومودورو استفاده کنید
تکنیک پومودورو برای افزایش تمرکز و بهره وری به وجود آمده است. زمانی که کارهای شما زیاد است و یا باید کاری سخت و طولانی را انجام دهید، استفاده از این تکنیک می‌تواند انجام آن کار را برایتان ساده‌تر کند. چگونه از این تکنیک استفاده کنیم؟ کافی است مراحل زیر را دنبال کنید:
- فعالیت مورد نظری را که باید انجام دهید، انتخاب کنید.
- از تایمر استفاده کرده و آن را روی 25 دقیقه تنظیم کنید.
- تا زمانی که زنگ به صدا در نیامده است به کار خود ادامه دهید.
- پس از به صدا در آمدن زنگ پنج دقیقه استراحت کنید.
- پس از هر چهار پومودورو یا 25 دقیقه استراحت طولانی‌تر، یعنی چیزی حدود 15 الی 30 دقیقه داشته باشید.
انجام دادن کارها در این بازههای زمانی، تمرکز در محیط کار را افزایش می‌دهد، زیرا به شما کمک می‌کند تا در هر زمان تنها روی یک کار تمرکز کنید.
ما در مقاله تکنیک پومودورو، درباره این تکنیک نکته‌های مهمی بیشتری را مطرح می‌کنیم. شما برای اطلاعات بیشتر، می‌توانید این مقاله را بخوانید.
8. فعالیت‌ها را طبق اولویت بندی انجام دهید
معمولا اکثر افراد در ساعات اولیه روز بازدهی بیشتری دارند زیرا هنوز خستگی بر آنها غلبه نکرده است، به همین دلیل بهتر است مهمترین کار خود را در ابتدای روز انجام دهید. انجام دادن مهمترین و سخت‌ترین کار در ابتدای روز و با تمرکز بالا، سرعت شما را افزایش می‌دهد و می‌توانید کار را با کیفیت بیشتری نیز انجام دهید. در آخر هم خیالتان راحت می‌شود که مهمترین کارتان را انجام داده‌اید و هنگام انجام دادن باقی فعالیت‌های خود، دیگر استرسی ندارید.
9. مدیتیشن انجام دهید
ویدیو: مدیتیشن چیست؟!
مقالات مرتبط: آهنگ آرامش بخش
مقالات مرتبط: آهنگ خواب
مدیتیشن تمرینی است که به آرامش ذهن شما کمک می‌کند. انجام دادن تنها 10 دقیقه مدیتیشن در طول روز، می‌تواند فواید زیادی برای شما داشته باشد و تمرکز در کار افزایش دهد.
می‌توانید به کمک این مقاله، مدیتیشن را امتحان کنید: مدیتیشن چیست؟
10. غذا و نوشیدنی را نزدیک خود نگه دارید
مصرف آب به اندازه کافی علاوه بر آن که برای سلامتی ضروری است، به شادابی شما نیز کمک می‌کند. گاهی اوقات حتی نوشیدن یک لیوان آب می‌تواند خستگی شما را کاهش دهد. علاوه بر این‌ها گاهی احساس گرسنگی می‌کنیم اما در حقیقت گرسنه نیستیم بلکه تشنه هستیم و این احساس گرسنگی کاذب است، در چنین مواقعی نیز با نوشیدن یک لیوان آب می‌توانیم این احساس را برطرف کرده و روی کار تمرکز کنیم.
به همین دلیل بهتر است هنگام انجام کار، آب را در نزدیکی خود قرار دهیم تا مجبور نباشیم برای نوشیدن آن، بارها و بارها رفت و آمده کرده و تمرکز خود را از دست دهیم. همچنین می‌توانید تنقلات سالم نیز داشته باشید تا در هنگام گرسنگی‌های سطحی از آنها استفاده کنید.
11. چند کار را با هم انجام ندهید
ادوارد ام. هالوول، روانشناس و نویسنده کتاب استراتژی‌هایی برای مدیریت سریع زندگی، می‌گوید: «چند وظیفه‌ای بودن، مدام تمرکز را از کاری به کار دیگر تغییر می‌دهد». افرادی که چند کار را به طور همزمان انجام می‌دهند، کیفیت کارشان پایین می‌آید. برای جلوگیری از کاهش کیفیت کار و برای اینکه بیشتر زمان خود را صرف اصلاح اشتباهات خود نکنید، فقط بر روی انجام یک کار تمرکز کنید و از انجام چند کار به صورت همزمان، خودداری کنید.
ما یک مقاله درباره مولتی تسکینگ و اثرات آن داریم که پیشنهاد می‌دهیم برای اطلاعات بیشتر درباره چند وظیفه‌ای بودن، این مقاله را بخوانید.
12. زمان مشخصی برای اتمام کار خود تعیین کنید
طبق قانون پارکینسون، هر چقدر زمان بیشتری برای انجام کاری در نظر بگیریم، آن کار نیز به اندازه زمان ما گسترش پیدا می‌کند. به زبان ساده‌تر ما فعالیت‌ها را با میزان زمان تعیین شده تنظیم می‌کنیم. اگر نمی‌خواهید مدام کارهایتان را به تعویق بیندازید و حین انجام کار احساس سستی و عدم تمرکز کنید، بازههای کاری خود را خیلی طولانی در نظر نگیرید.
13. از هدفون یا موسیقی استفاده کنید
گاهی مجبور می‌شویم در محیطی کار کنیم که پر سروصدا و شلوغ است. صداهای مزاحم به راحتی می‌توانند تمرکز در محیط کار را از بین ببرند. تنها کاری که در چنین شرایطی می‌توان انجام داد، مسدود کردن چنین صداهایی است. برای این کار می‌توانید یک هدفون روی گوش‌های خود قرار دهید تا صداها را نشنوید. همچنین می‌توانید از موسیقی بی کلام یا آهنگ‌های نویز پس زمینه برای افزایش دقت در محیط کار خود استفاده کنید.
ما یک مقاله با عنوان آهنگ آرامش بخش داریم که می‌توانید از آهنگ‌هایی که در این مقاله برایتان به اشتراک گذاشته‌ایم، استفاده کنید.
14. فضای کاری خود را بهینه کنید
ساعت کاری برخی افراد طولانی است و مجبور هستند که ساعات طولانی را روی صندلی بنشینند. اگر صندلی استاندارد نباشد مدام احساس ناراحتی و خستگی می‌کنند و قطعا نمی‌توانند روی کار خود تمرکز کافی داشته باشند! به همین دلیل توصیه می‌شود تا از میز و صندلی‌های استاندارد که به خوبی از ستون فقرات حمایت می‌کنند استفاده شود.
علاوه بر این شلوغ بودن محیط کار می‌تواند باعث از بین رفتن تمرکز شود. به همین دلیل توصیه می‌شود تا میز کار و اتاق خود را بیش از حد شلوغ نکنید و فقط از وسایلی استفاده کنید که واقعا مورد نیاز شما هستند.
بیشتر بخوانید: معرفی 33 شغل کم استرس برای زندگی آرام
15. تنوع ایجاد کنید
گاهی اوقات حتی با رعایت کردن تمام موارد گفته شده باز هم نمی‌توانیم تمرکز خود را حفظ کنیم. در چنین شرایطی بهتر است کاری متفاوت انجام دهیم تا ذهن بتواند خودش را دوباره راه اندازی کند. به عنوان مثال می‌توانید، چند نفس عمیق بکشید، کتاب بخوانید، با گوشی موبایل خود بازی کنید و… اگر بتوانید به یک پیاده روی کوتاه نیز بروید که عالی می‌شود. پیاده روی هم برای استراحت کردن ذهن مناسب است و هم برای حفظ سلامتی بدن پس از نشستن‌های طولانی اهمیت دارد.
16. با خود مهربان‌تر باشید
اگر بیش از حد بابت مسائل کوچک خودتان را سرزنش کنید، ذهنتان مدام درگیر افکار بیهوده خواهد بود و نمی‌توانید روی کار خود به‌خوبی تمرکز کنید. سعی کنید با خودتان مهربان‌تر بوده و زیاد به خودتان سخت نگیرید. به یاد داشته باشید که همه افراد دچار اشتباه خواهند شد.
ما یک مقاله با عنوان خویشتن دوستی چیست؟ داریم که برای اطلاعات بیشتر در این زمینه، می‌توانید این مقاله را مطالعه کنید.
بیشتر بخوانید: 13 راهکار کاهش استرس برای رسیدن به آرامش
بهترین راه برای افزایش تمرکز در محیط کار
بهترین راه برای افزایش دقت در محیط کار، شرطی‌سازی تمرکز است؛ اما چرا این راهکار را به‌عنوان بهترین راه معرفی کردیم؟ چون مغز انسان به شرطی‌سازی کارها تمایل زیادی دارد.
شرطی کلاسیک در روانشناسی اولین بار توسط ایوان پاولوف (یکی از چهره‌های مهم علم روانشناسی و عصب‌شناسی) مطرح شد. او این نظریه را ابتدا روی سگ‌ها امتحان کرد.
پاولوف قبل از غذا دادن به سگ‌ها، زنگ را به صدا درمی‌آورد. حالا، بعد از چند بار انجام این کار، سگ‌ها حتی اگر غذایی وجود نداشت، بعد از شنیدن صدای زنگ، شروع به ترشح بزاق می‌کردند. پاولوف از این بررسی به این نتیجه رسید که مغز سگ‌ها ارتباط بین زنگ و غذا را یاد می‌گیرد. به‌همین شکل، مغز انسان نیز این توانایی را دارد که بین یک محرک بی‌طرف مثل صدا و یک حالت ذهنی یا جسمی خاص مثل تمرکز، ارتباط ایجاد کند.
برای اینکه در محیط کار تمرکز خود را افزایش دهید، کافی است یک محرک خاص مثل یک آهنگ آرامش‌بخش را انتخاب کنید. حالا، هر بار که خواستید تمرکز داشته باشید، این محرک باید فعال شود. در واقع، شما باید فقط در زمان تمرکز این آهنگ را گوش دهید.
با انجام این فرایند، بعد از مدتی مغز یاد می‌گیرد که با فعال شدن این محرک، یعنی زمان تمرکز کردن فرا رسیده است و خیلی سریع‌تر از قبل، به حال تمرکز برمی‌گردد.
نکته: محرکی که انتخاب می‌کنید، فقط باید در زمان تمرکز فعال شود؛ در غیر این صورت، اثرگذاری آن کم می‌شود.
چطور در محیط کاری شلوغ تمرکز کنیم؟
هر چند افزایش دقت در محیط کار شلوغ کمی چالش‌برانگیز است، اما شما با استفاده از حباب تمرکز، می‌توانید حتی در محیط کار شلوغ، تا حد زیادی تمرکز خود را حفظ کنید. اما حباب تمرکز چیست؟ این حباب 5 لایه مختلف دارد که در هر لحظه، تمرکز شما را افزایش می‌دهد:
| لایه‌ها | توضیحات | مثال |
| لایه 1: محرک شرطی فوری | با استفاده از تکنیک ایوان پاولوف که در قبل گفتیم، یک محرک ایجاد کنید که با فعال شدن آن، مغز متوجه شود که زمان تمرکز است؛ این یعنی وارد شدن به اولین لایه حباب. | گوش دادن به یک موزیک خاص یا استشمام بوی خاص |
| لایه 2: ایجاد میکروروتین | یک حرکت کوچک ثابت را جزء روتین خود قرار داده و هر بار قبل از شروع کار، این حرکت را انجام دهید. این میکروروتین، تبدیل به سیگنال ورودی جدی به فاز تمرکز می‌شود. | انگشت‌های خود را به هم بزنید یا نفس عمیق بکشید و تا 4 بشمارید. |
| لایه 3: دستکاری محدوده دید | مغز در محیط‌های شلوغ، ورودی‌های مختلفی دارد؛ در واقع، حتی اگر نخواهید یک عامل حواس‌پرتی را ببینید، آن می‌بینید! شما برای حل این مشکل، می‌توانید یک مانع به‌وجود آورید. در واقع، هر چه محدوده دید شما کمتر باشد، احتمال حواس‌پرتی هم کاهش پیدا می‌کند. | اگر همکار میز کناری حواس شما را پرت می کند، با پوشه‌های بلند یا یک گلدان، محدوده دید خود را دستکاری کنید تا دیگر او را نبینید |
| لایه 4: بازی با صدا | یک صدای خاص را انتخاب کنید؛ صرفاً مهم نیست موزیک باشد! در واقع، شما مغز خود را در این صدا غرق می‌کنید تا صداهای متغیر محیط اطراف اثر کمتری روی آن بگذارند. این یعنی شما انتخاب می‌کنید که از بین ده‌ها صدای مختلف در محیط، تمرکز خود را روی یک صدا بگذارید. | صدای ساعت |
| لایه 5: کاهش زمان کار | به خود مأموریت دهید که یک کار طولانی را در مدت زمان کوتاهی انجام دهید. در واقع، مغز زمانی که بداند کاری محدود است، برای انجام آن متمرکزتر می‌شود. | به‌جای تمرکز به‌مدت 3 ساعت برای انجام کاری، فقط 1 ساعت روی آن تمرکز کنید و این کار را به پایان برسانید. |
علت عدم تمرکز در محیط کار چیست؟
قبل از هر چیز باید دلیل نداشتن تمرکز خود را پیدا کنید. به عنوان مثال باید بفهمید دلیل عدم تمرکز شما چیزهای جزیی مثل روز بدی را سپری کردن است یا علت آن مشکلی اساسی‌تر است؟ چند علت رایج برای عدم تمرکز وجود دارد که شامل موارد زیر است:
این مقاله را نیز بخوانید: علت عدم تمرکز چیست؟ + درمان کاهش تمرکز
عوامل درونی که تمرکز در محیط کار را کاهش می‌دهد
شرایط ذهنی، عاطفی و فیزیکی جز عوامل درونی هستند که می‌توانند بر تمرکز تاثیر بگذارند.
عاطفی: اضطراب، نداشتن اعتماد به نفس و ترس از شکست خوردن می‌توانند باعث از بین رفتن تمرکز و به عقب انداختن کارها شوند. این احساسات باعث می‌شوند تصور کنیم به اندازه کافی در انجام کاری که انجام می‌دهیم خوب نیستیم و مدام ذهن ما را از مسیر اصلی منحرف کرده و دچار افکار مزاحم می‌کنند.
ذهنی: شاید خودمان متوجه نباشیم اما تکنولوژی ما را به سلطه خود درآورده است. به عنوان مثال گوشی تلفن همراه خود را در نظر بگیرید، شاید صرف 10 دقیقه زمان برای پاسخ دادن به پیام دوستان کاری عادی به نظر برسد، اما مشکل اصلی اینجاست که این وسیله با ذهن کاری می‌کند که مدام منتظر پیام باقی بماند. این تفکر که همیشه باید در دسترس و فعال باشیم به راحتی تمرکز ما از بین می‌برد.
ژاکلین لئو می‌گوید: چک کردن یک ایمیل می‌تواند به راحتی 15 دقیقه از تمرکز شما را مختل کند. یک تماس، یک پیغام یا یک خبر فوری می‌تواند تمام برنامه شما را به هم بریزد و حتی باعث شود جلسات خود را جا به جا کنید.
فیزیکی: گاهی نیز دلیل کمبود تمرکز ما مربوط به رعایت نکردن بهداشت خواب، تغذیه نامناسب و کم تحرکی می‌شود. اگر به سلامت جسمانی خود اهمیت بیشتری بدهیم بدون شک عملکرد مغزمان را نیز می‌توانیم بهبود دهیم.
عوامل خارجی که تمرکز در محیط کار را کاهش می‌دهد
مدیریت کردن فشارهای خارجی معمولا از عوامل داخلی که ذکر کردیم سخت‌تر هستند. ایجاد تعادل بین زندگی و کار می‌تواند موضوعی چالش برانگیز باشد. فشار کاری زیاد یکی از عوامل اصلی کاهش تمرکز در کار است. تعداد عوامل خارجی تاثیرگذار در کاهش تمرکز زیاد است، به همین دلیل در این بخش مثالی برایتان می‌زنیم تا خودتان بهتر بتوانید عوامل خارجی را شناسایی کنید.
- ببینید: دوره تمرکز آرامیا
به عنوان مثال برگزاری جلسات آنلاین نسبت به جلسات حضوری، کمک می‌کند تا افراد از زمان حداکثر استفاده را ببرند. برخی افرادی که مجبور بودند برای یک جلسه مسافتی طولانی را از یک شهر به شهر دیگر یا از کشوری به کشور دیگر طی کنند، حالا می‌توانند تنها با فشار دادن یک دکمه در جلسه شرکت کنند. با این حال همین موضوع می‌تواند تبدیل به کابوسی وحشتناک شود! اگر قبلا به دلیل مسافت زیاد، جلسات با فاصله برگزار می‌شد، حالا ممکن است جلسات با فاصله خیلی کمی برگزار شده و فشار کاری را به شدت افزایش دهند که طبیعتا حفظ تمرکز در چنین شرایطی سخت خواهد بود.
کلام آخر
با خواندن این مقاله با 16 تکنیک برای افزایش دقت در محیط کار آشنا شدید که به کمک آنها می‌توانید تمرکز در محیط کار را افزایش دهید. ممنون که ما را تا پایان همراهی کردید، منتظر نظرات و پیشنهادات شما هستیم.
منابع:
بسیار عالی ، متشکرم . ای کاش در ادارات و سازمان ها چنین آموزش هایی برای پرسنل خود می گذاشتند تا بازدهی افزایش یابد . من خودم مدتی می باشد که اکثر این کارها را انجام می دهم و جدیدا مدیتیشن را از طریق همین اپلیکیشن انجام می دهم ؛ بسیار بازدهی من را در کارها و تمرکز بر روی کارها را افزایش داده . حتما مطالب عنوان شده را انجام دهید و بعد ببینید که چقدر موثر خواهد بود . لزومی نداره همه را با هم انجام دهیم گام به گام هر نکته را انجام دهید تا به آن عادت کنید و بعد برسید سراغ روش بعدی .
سلام…بله واقعا جای چنین چیزهایی در ادارت به شدت خالیه.. خیلی خوشحالیم که اپلیکیشن آرامیا براتون مفید بوده و از تمرینات نتیجه گرفتین و ممنونیم که تجربیات خودتونو با ما و دوستان به اشتراک گذاشتین اقای تبریزی عزیز 🙂